_edited.png)
Vertrouwen door een sterk proces: hoe je kwaliteit inbouwt in het proces en zorgen verminderd.
- Rémon de Korte
- 10 sep 2025
- 5 minuten om te lezen
Bijgewerkt op: 11 sep 2025
Op deze pagina
CONTROLE EN INSPECTIE
Is het wel eens voorgekomen dat je werk hebt opgeleverd en dat iemand dit moest controleren? Heb je bijvoorbeeld een rapport gemaakt dat daarna voor controle naar een collega of manager moest? Of heb je een product geassembleerd dat vervolgens geïnspecteerd moest worden? Als jouw organisatie hoort bij de 85% die nog sterk leunt op controle achteraf, dan komt dit je vast erg bekend voor.
De vraag is natuurlijk: waarom doen we dat? Waarom controleren we achteraf en voeren we inspecties uit? En moeten we dat eigenlijk wel willen? Als je erover gaat nadenken, dan kom je al gauw tot de conclusie dat dit een enorme verspilling is. Het kost tijd, het laat een gebrek aan vertrouwen zien en het lost de problemen zelf ook niet meteen op, het brengt ze alleen naar boven nadat je klaar bent.
Stop daar dus mee en ga anders werken. Dat zegt de bekende bedrijfstheoreticus en econoom William Edwards Deming. Deming beschreef 14 belangrijke principes om de effectiviteit van organisaties te transformeren. Onderdeel daarvan is om te stoppen met de afhankelijkheid van inspectie om kwaliteit te bereiken. In plaats daarvan kun je beter kwaliteit vanaf het begin in het proces integreren. Op die manier bespaar je veel tijd. Daarnaast beschrijft Deming dat het essentieel is om voortdurend bezig te zijn met het verbeteren van productie en dienstverlening. Op die manier focus je continu op het verbeteren van de kwaliteit, service, productiviteit en kun je je klant beter bedienen of kosten verlagen.
BOUWEN MET VERTROUWEN
Wanneer je producten assembleert, kun je dus al in het proces borgen dat de kwaliteit in orde is. Wanneer je facturen ontvangt, kun je deze met moderne technologie automatisch uitlezen, controleren en zelfs verwerken. En wanneer je een rapport opstelt volgens de juiste richtlijnen en ingebouwde controles, hoeft dit niet langs drie collega's of managers voor controle. Dit alles is mogelijk, maar dan moet je bouwen met vertrouwen en bouwen aan vertrouwen in het team.
Ingebouwde kwaliteit in het proces zorgt ervoor dat er vertrouwen kan ontstaan in het team.
Want een sterk proces geeft rust. Medewerkers hoeven niet meer bang te zijn dat ze “gepakt” zullen worden op fouten, omdat het proces er al voor zorgt dat die fouten niet meer ontstaan. Collega's en management hebben ineens tijd over omdat ze die niet meer besteden aan continue controle. Maar dan moet je dus wel werken aan sterke processen. Want als een proces niet sterk genoeg is, niet flexibel genoeg is of niet up-to-date is, kun je er niet op bouwen en is er geen vertrouwen. Sterker nog: iedereen voelt het. Iedereen voelt dat er een gebrek is aan vertrouwen en dat er angst is voor fouten. En de fouten worden niet minder van controle achteraf, ze worden alleen later ontdekt.
CONTINUE VERBETEREN
Deming zag al in de jaren '80 dat vertrouwen en kwaliteit niet kunnen voortkomen uit constante controle, maar dat dit moet voortkomen uit het verbeteren van het systeem en de processen waarmee mensen werken. Daarbij is het belangrijk om iedereen te betrekken bij die verbeteringen. Tenslotte weten de mensen die het werk uitvoeren vaak het beste wat er goed gaat en wat er beter kan.
Daarnaast heeft het betrekken van medewerkers nog meer voordelen. Je delegeert naar het laagst mogelijke niveau, waardoor je als manager meer tijd overhoudt. Het geeft medewerkers eigenaarschap als ze zelf meewerken aan verbeteringen en het versterkt samenwerkingen tussen teams wanneer ze samen bouwen aan deze verbeteringen. Als medewerkers betrokken worden, begrijpen ze de veranderingen die volgen beter en misschien wel het belangrijkst: het bouwt vertrouwen.
De vraag is dus niet: “Hoe controleren we beter?” maar: “Hoe richten we ons proces zo in dat we vertrouwen kúnnen hebben?”
HOE BOUW JE VERTROUWEN IN PROCESSEN
Als je me tot nu toe kunt volgen, vraag je je misschien nu af: welke stappen kan ik nemen om minder afhankelijk te worden van controles? En welke stappen kan ik nemen om meer kwaliteit in het proces in te bouwen? Er is heel veel mogelijk, afhankelijk van de situatie. Hieronder geef ik je vier opties om mee aan de slag te gaan:
Vraag 5x Waarom:
Een goede manier om te stoppen met controleren is door je af te vragen: "Waarom vind ik het hier nodig om een controle uit te voeren?" Als hier een antwoord naar boven komt, kan het goed zijn om bij jezelf door te vragen. De 5x Waarom-methode gaat ervan uit dat je dit blijft doen, bijvoorbeeld 5 keer, totdat je de oorzaak hebt gevonden. Nu ben je niet meer bezig met symptoombestrijding, maar kun je gaan werken aan oorzaaksbestrijding.
Poka-Yoke:
Deze Japanse term staat voor het onmogelijk maken van fouten, het detecteren van fouten en het visueel maken van problemen in het proces. Door ervoor te zorgen dat een fout simpelweg niet meer gemaakt kan worden, zorg je ervoor dat controle overbodig is. Een goed voorbeeld hiervan is een SIM-kaart. Doordat een van de hoekjes anders is, past deze maar op één manier in je telefoon. Mocht je de SIM-kaart toch verkeerd in je telefoon proberen te stoppen, dan zorgt de vorm ervoor dat je dit meteen opmerkt omdat het niet past. In een fabriek of assemblage vertaalt dit zich naar een automatische stop, zodat het probleem niet groter wordt dan nodig.
Standaarden en Checklists:
Een duidelijke standaard of een heldere (niet eindeloos lange) checklist zorgt voor ondersteuning en consistentie in het proces. We moeten ons beseffen dat we als mensen nou eenmaal niet alles kunnen onthouden en dat fouten menselijk zijn. Door ruis over de gewenste kwaliteit weg te nemen en helderheid te bieden over wat er nodig is, zorg je voor rust en zekerheid tijdens het proces. Belangrijk is hierbij dat de checklist niet is ontworpen om achteraf te controleren, maar om ervoor te zorgen dat het in de basis altijd klopt.
Lichte en Directe Feedback:
Dingen gaan wel eens fout en er ontstaat tussen mensen regelmatig miscommunicatie. Hoe je daarmee omgaat, definieert de uitkomst. In plaats van het controleren en bekritiseren achteraf, kun je ervoor kiezen om als sneller momenten in te plannen waarop collega's elkaar snel en laagdrempelig feedback kunnen geven.
Lichte feedback kan in sommige gevallen al tijdens het lopende proces gegeven worden, of anders tijdens een korte review op regelmatige basis. Dit voorkomt dat fouten zich opstapelen en dat verbeteringen behapbaar zijn en snel ingevoerd kunnen worden. Het is hierbij natuurlijk essentieel dat iedereen begrijpt waarom dit belangrijk is en op een respectvolle en opbouwende manier feedback geeft en neemt.
AAN DE SLAG!
Hopelijk kun je iets met deze concrete tips. Kijk eens in je eigen organisatie waar je controles uitvoert die je eigenlijk zou willen loslaten en waar kleine verbeteringen het risico op fouten kunnen wegnemen. Verminder frustratie en bouw aan vertrouwen. Kun jij de kernoorzaak achterhalen? En waar kun jij Poka-Yoke toepassen? Waar zouden standaarden beter uitgewerkt kunnen worden? En hoe kun je borgen dat teams elkaar continu opbouwende feedback geven? Het belangrijkste van alles: ga aan de slag! Verbeteringen stapelen zich op, net als rente. Dus begin vandaag en voor je het weet voel je je rijk en werk je met kwaliteit en vertrouwen.
Plan een vrijblijvend gesprek in. Ik denk graag met je mee!
Wil je aan de slag, maar weet je niet waar je zou moeten beginnen?
Heb je het te druk, maar wil je wel blijven bouwen?
Of wil je gewoon verder praten over dit onderwerp?